Le point légal : Comment prendre sa licence ? Quelles obligations lors des séances découvertes pour les non-licenciés ?

Le sujet de septembre : Comment prendre sa licence fédérale et quelles obligations pour un
club lors d’une séance découverte pour les non-licenciés ?

En juin dernier, nous avions vu le « pourquoi » prendre sa licence à la FFBaD. Maintenant que vous êtes convaincus, il est bon de savoir « comment » la prendre.

Je souhaite me licencier à la FFBaD :

Comme évoqué en juin, il est bon de choisir son club en fonction de ses attentes… Bon, on parle là des bien lotis qui ont le choix entre plusieurs clubs. On est parfois dans des zones où il n’y a qu’un club mais la plupart du temps, ce dernier connait bien ses adhérents et fait son possible pour répondre à leurs attentes au mieux. Et comme évoqué durant la saison dernière : nous, les licenciés, sommes les acteurs de notre badminton. A nous aussi de proposer, porter, accompagner les projets qui nous semblent utiles pour la pratique de notre sport.

Une fois le club choisi, il devra vous donner :

– le formulaire d’adhésion fédéral (avec autorisation parentale pour les mineurs)

– le certificat médical type

– les informations sur l’assurance fédérale (minimum compris dans la licence et complémentaire possible).

Vous pouvez aussi aller chercher vous-même toutes ces informations sur le site fédéral dans l’onglet « licenciés »

Je suis dirigeant de club :

Quels documents donner aux futurs adhérents ? Tout se trouve sur le site fédéral dans l’espace dédié « dirigeants » puis prise de licence.

– le formulaire d’adhésion fédéral (avec autorisation parentale pour les mineurs)

 – le certificat médical type

– le questionnaire de santé et l’attestation

 – les informations sur l’assurance fédérale (minimum compris dans la licence et complémentaire possible).

– les documents spécifiques à votre club mentionnant les créneaux horaires, ou le règlement intérieur du club, ou toute information utile que vous souhaitez donner en début de saison.

Comment faire la saisie des licences ?

Sur Poona, après avoir fait la réaffiliation du club (et son règlement) le compte du club se débloque. Dès lors vous pouvez faire les demandes de licences en commençant par celle du président.

Attention : la personne qui fait la saisie des licences doit le faire avec son compte Poona. Si cette fonction est déléguée à une personne autre que le président, ce dernier crée un accès à cette personne sur Poona. Le numéro de licence et le mot de passe pour accéder à Poona sont propres à chacun. Cela permet de voir qui a fait quoi et quand donc de retrouver toute action pour débloquer une situation donnée sur Poona en cas de problème.

Les licences sont à saisir une fois que l’ensemble des documents ci-avant cités a été remis par chaque adhérent, certificat médical de moins de 3 ans et questionnaire de santé compris. Ces derniers doivent être conservés par le club et si cela est fait informatiquement sur un drive, le stockage doit être fait dans un pays européen (en bref, oubliez Google drive !) du fait du RGPD (règlement général sur la protection des données de l’Union Européenne).

Une fois le fichier de licences saisi sur Poona (pas la peine de saisir les licences une à une, vous pouvez faire des paquets de licences), vous choisissez le mode de règlement (chèque ou virement) et validez la demande. Nous préférons les virements pour plusieurs raisons :

 – Cela va plus vite

– Cela sécurise votre paiement

– Cela vous permet de faire valider plus vite vos licences en cas de besoin urgent (inscription de joueurs à un tournoi dont la date d’inscription arrive) en nous envoyant la preuve de virement par mail.

Par contre, attention à mettre les infos utiles dans le texte de votre virement à savoir le sigle et le numéro de département de votre club et le numéro du DPL (donné par Poona lors de la validation de la demande de licences). En effet, il n’est pas rare que nous recevions sur le compte de la ligue des sommes avec pour justification : « édu club » (…il y en a plus de 200 dans notre région, comment retrouver le vôtre ?) ou « demande de licences » (et quelques dizaines de demandes de licences journalières sur Poona…même avec la somme due, c’est du sport, croyez-nous !).

Le mieux, libellez votre virement par : DPL17000XXXX-Sigle-N°département. Cela nous suffit amplement !

Faites le paiement juste après la saisie sur Poona. Les personnes ne sont pas licenciées depuis la date de saisie sur Poona mais à partir de la validation par la ligue donc ils ne peuvent pas faire de tournoi, s’inscrire à des formations, ne sont pas couverts par l’assurance….

Dès réception des paiements, nous validons les licences donc cela ne peut pas dépasser une semaine après envoi du paiement (que ce soit chèque ou virement). Si cela est plus long, contactez-nous !

Faut-il licencier les personnes désirant faire un essai avant de prendre la licence ?

Vous ne pouvez pas saisir une licence sur Poona puis en demander le remboursement après si la personne ne reste pas dans votre club. A savoir que nous ne pouvons pas obtenir de remboursement une fois les licences traitées par la FFBaD et ce quelle que soit la raison du désistement (longue maladie, accident ou même décès). Le mieux est donc en effet de lui accorder un essai.

En ce cas, vous :

– faites remplir à chaque personne effectuant un essai une fiche d’inscription à l’essai (téléchargeable sur le site de la ligue ou le site fédéral-onglet « assurance »)

– tenez un registre d’essai (téléchargeable sur le site de la ligue ou le site fédéral-onglet « assurance » remplir) lors de chaque séance accueillant des joueurs non licenciés à l’essai.

– envoyez ces documents complétés au plus tard 48 heures après chaque séance d’essai via l’adresse mail : http://support.ffbad.org en demandant un nouveau ticket pour lequel vous sélectionnez dans le menu déroulant de la partie « rubrique d’aide » (donc en dessous de la partie « informations » l’onglet « vie du club-pratiquants à l’essai ».

En respectant ces délais et cette procédure, vous garantissez à ces personnes venues découvrir notre activité et votre club d’être couverts par l’assurance fédérale en cas de problème lors de la séance. ATTENTION TOUTEFOIS, le nombre de séances d’essais ne peut excéder 3.

Plus d’information sur les garanties de l’assurance fédérale dans ces cas dans la notice d’information téléchargeable sur le site de la ligue ou le site fédéral-onglet « assurance ».

Vous voici maintenant armés pour demander et saisir les licences donc…nous vous attendons nombreux pour cette belle saison débutante ! Belle et bonne saison à toutes et tous !